O custo de aquisição de clientes, ou CAC, é uma das métricas mais comentadas em vendas e marketing. Mas, apesar disso, muitos negócios ainda “chutam” esse número, agem por intuição e só percebem o impacto real desse indicador quando já é tarde. A cada mês, entendem que vender custa caro, mas não sabem exatamente quanto. O problema? Sem clareza sobre o CAC, a saúde do negócio corre risco.
Se você já se perguntou como calcular o CAC de forma confiável e automatizada, especialmente usando um CRM, prepare-se para descobrir como não só é possível, mas também simples. E sim, é normal ter dúvidas. Afinal, são muitos dados espalhados, diferentes áreas envolvidas e, não raro, um certo receio de encarar os próprios números.
Neste texto, você vai aprender o que é CAC, como ele é formado e os principais cuidados ao coletar e analisar esses dados no CRM. Vou mostrar um passo a passo claro, erros comuns, boas práticas e exemplos práticos. Tudo inspirado na experiência da Estrategista CRM, que ajuda empresas de vários nichos a transformarem seu CRM em uma máquina de vendas – inclusive para entender e controlar os custos de aquisição de clientes.
O que é o custo de aquisição de clientes?
A expressão é autoexplicativa: o CAC representa o quanto o seu negócio investe para conquistar um novo cliente. Isso inclui tudo que é gasto com marketing, vendas, pessoal, tecnologia, ferramentas e, muitas vezes, até custos indiretos ligados a essas atividades.
Gastar de forma inteligente é tão importante quanto vender bem.
No dia a dia, medir o CAC permite que você saiba se está crescendo de modo saudável. Afinal, se para ganhar R$1,00 você precisa gastar R$1,50, algo está errado. O segredo é buscar equilíbrio: investir para crescer, mas sem comprometer a rentabilidade.
Por que calcular o CAC dentro do CRM?
O CRM, quando bem usado, centraliza as principais informações de vendas: quem são os leads, de onde vieram, como avançaram no funil, quais tarefas foram executadas, quanto tempo levou... e, claro, quais negócios foram fechados.
Com integração entre equipes de marketing, vendas e financeiro, o CRM passa a ser a fonte mais confiável para monitorar resultados e entender de onde surgem (e quanto custam) novos clientes.
Além disso, calcular o CAC dentro do CRM permite:
- Visualização fácil dos pontos onde o processo encarece ou trava
- Rastreamento preciso dos canais que trazem mais (e melhores) clientes
- Automatização de relatórios e alertas sobre variações no indicador
- Cruzamento eficiente de dados com outras métricas do funil, como taxa de conversão (mais sobre análise de métricas aqui)
Imagine, por exemplo, que sua equipe de vendas fecha 30 clientes no mês, mas o CRM mostra que metade desses negócios veio de um canal caro, com retorno baixo. Esse tipo de cruzamento só é possível com as informações bem organizadas.
Componentes do CAC: o que considerar?
O CAC não é apenas sobre o valor investido em anúncios, ou só sobre salário dos vendedores. Ele inclui todos os esforços e investimentos para transformar um desconhecido em cliente.
Na prática, para calcular o CAC, normalmente você deve somar:
- Investimentos em marketing: anúncios pagos, campanhas, eventos, ferramentas de automação (conheça aqui algumas ferramentas comerciais)
- Investimento em vendas: salários, comissões, bônus, treinamentos, softwares
- Custos indiretos: infraestrutura, despesas operacionais ligadas à aquisição
- Ferramentas e tecnologias: CRMs, automações, plataformas de dados
O desafio é organizar essas informações para trazê-las ao universo do CRM. Às vezes, o financeiro tem parte dos dados, o marketing tem outra, e as vendas acabam de fora. Por isso, alinhar os critérios de apuração é fundamental.
Como o CRM ajuda a coletar os dados certos
Quando empresas chegam à Estrategista CRM, muitas vezes os dados já existem “espalhados” por planilhas, sistemas e cadernos. Mas, após organizar todos dentro do CRM, calcular o CAC passa a ser rotina. Isso porque:
- O CRM armazena históricos completos dos contatos e oportunidades.
- É possível associar cada cliente à sua origem de lead/campanha.
- Relaciona negócios fechados ao esforço investido por canal e vendedor.
- Gera relatórios periódicos (sem depender do manual dos analistas).
Se a configuração do CRM prevê o registro do canal do lead, estágio do funil e responsável por cada venda, parte do trabalho já está feito. Depois, basta determinar o período de análise (mês, trimestre etc.) e cruzar as informações.
Passo a passo para calcular o CAC usando o CRM
- Defina o período de análise Pode ser mensal, trimestral ou anual. O ideal é começar pelo mês, para entender o ritmo das suas ações.
- Levante todos os custos relacionados à aquisição Reúna as informações do financeiro, marketing e vendas. Você pode registrar esses gastos como "Campanhas" ou projetos dentro do CRM para deixar a rastreabilidade mais fácil.
- Identifique os negócios fechados no período Gere um relatório no CRM mostrando quantos novos clientes vieram naquele mês.
- Associe cada cliente ao canal de origem Se você tem campos obrigatórios para fonte do lead, ótimo. Se não tem, talvez seja hora de revisar seu processo comercial (veja dicas para estruturar esse controle).
- Divida o custo total pelo número de novos clientes Use a fórmula básica:
CAC = (Total investido em aquisição de clientes no período) / (Número de novos clientes no período)
Exemplo rápido: se você investiu R$12.000 em campanhas, salários e ferramentas, e trouxe 40 clientes novos, seu CAC foi R$300. - Crie automações para atualizar o CAC Muitos CRMs permitem relatórios customizados e até integrações automáticas com planilhas. Assim você não depende só de cálculos manuais.
Cuidados ao calcular o CAC com o CRM
Pode parecer óbvio, mas é fácil cometer deslizes. Por exemplo: esquecer de incluir custos com sistemas, terceirizados ou ferramentas integradas. Ou então misturar gastos de retenção com os gastos de aquisição, distorcendo o resultado.
- Delimite claramente o que é “aquisição” e o que é “pós-venda”
- Não se esqueça dos custos “escondidos”, como taxas de sistemas e pequenas campanhas
- Separe o que é gasto recorrente do que é sazonal, para evitar falsos alarmes
- Revise periodicamente os campos obrigatórios do CRM para não perder registros
Na Estrategista CRM, orientamos sempre a validar a etapa de cada lead e cliente, revisando se a fonte está registrada. Só assim, a análise do CAC faz sentido e direciona melhorias reais no processo.
Sinal de alerta: CAC subindo ou receita caindo?
Com o CAC calculado mês a mês no CRM, é mais fácil perceber tendências perigosas. Por exemplo:
- O custo de cada cliente novo está aumentando, mas o valor médio do contrato não acompanha
- Campanhas caras geram leads que não avançam no funil
- Equipes de vendas gastam mais tempo (e dinheiro), mas com menos fechamento
Ao mapear essas situações, é possível agir rápido. Ajustar campanhas, mudar abordagens, investir em treinamentos ou até repensar o perfil de cliente ideal. Tem dúvida sobre tipos de lead? Vale conferir nossa explicação sobre lead scoring e como priorizar oportunidades.
Quem acompanha o CAC no CRM ganha poder de decisão.
Dicas para turbinar o cálculo do CAC no seu CRM
- Automatize integrações das equipes Não confie só na boa vontade do time. Automatize checklist, lembretes e campos obrigatórios no CRM.
- Capriche nos filtros e relatórios Segmente dados por canal, origem do lead, perfil de cliente e performances do time. Isso mostra onde o custo está maior, mas também onde a qualidade dos clientes é melhor.
- Monitore tendências, não só o número frio Olhe para a evolução do CAC – mês a mês, trimestre a trimestre. O que mudou? Teve lançamento de produto? Teve evento? Alguma contratação mudou o ritmo? Anote os motivos.
- Valide mensalmente o “dado de origem” de cada lead Evita análises distorcidas.
- Converse com o time financeiro Eles podem ajudar na alocação correta dos custos. Não trabalhe isolado.
Um detalhe interessante que percebemos em projetos na Estrategista CRM: a resistência inicial em centralizar os dados no CRM cai rapidamente depois que relatórios automáticos começam a mostrar de forma visual onde o dinheiro está indo – e voltando!
Exemplo prático de cálculo do CAC no CRM
Vamos a um exemplo real (os números são fictícios, mas ilustrativos):
- Investimentos no mês:
- Anúncios pagos: R$5.000
- Salário fixo do time de vendas (SDR, BDR, closer): R$12.000
- Comissões: R$2.000
- Ferramentas e sistemas: R$800
- Treinamentos específicos: R$700
- Número de novos clientes no CRM: 24
Somando: 5.000 + 12.000 + 2.000 + 800 + 700 = R$20.500
Dividindo o total pelos clientes:
CAC = R$20.500 / 24 = R$854,17
Esse cálculo rápido, extraído direto dos relatórios do CRM, mostra imediatamente se a estratégia está saudável. Se o ticket médio for R$2.500, por exemplo, ainda faz sentido. Se for abaixo de R$800, é hora de rediscutir pontos do processo.
Outros pontos avançados para refinar o cálculo
- Segmentação por canal de aquisição: descubra onde cada real gera mais resultado; não jogue todos os clientes no mesmo balaio.
- Avalie o CAC por produto ou serviço: muitas vezes, produtos diferentes precisam de campanhas e esforços distintos.
- Análise cruzada: relacione o CAC com as taxas de conversão (formas de aumentar vendas usando dados aqui).
- Considere variações sazonais: em alguns meses, o CAC pode ser mais alto por natureza (Black Friday, começo de ano etc.).
O seu CRM deve permitir extrair relatórios personalizados. Se não permite, talvez seja hora de revisar se está mesmo ajudando seu negócio a crescer – algo que defendemos com força aqui na Estrategista CRM.
Como transformar o CAC em decisão estratégica
No fim do dia, calcular o CAC não é só sobre fazer contas. É sobre tomar decisões. Ao enxergar onde está gastando mais para adquirir clientes, você ajusta campanhas, escolhe melhores canais e investe na capacitação do time de vendas – tudo isso refletindo em um crescimento mais sustentável.
A Estrategista CRM acredita que o verdadeiro valor do CAC vai além do número: ele muda a cultura do time. Estimula perguntas, investigações, debates. Por que a fonte X traz clientes mais caros? Por que o funil está demorando para avançar? Como tornar a rotina de vendas mais enxuta?
Se você ainda não calcula o CAC no CRM, experimente dedicar algumas horas do mês a isso. Os próximos ciclos de vendas nunca mais serão os mesmos.
Conclusão
Calcular o custo de aquisição de clientes com apoio do CRM é um divisor de águas para empresas que querem crescer de forma sólida. Não precisa ser complicado, nem requer sistemas mirabolantes: basta organização, compromisso com o registro dos dados e disciplina para acompanhar os resultados. A transparência criada por esse processo protege o seu caixa, orienta o seu time e incentiva melhorias contínuas.
A Estrategista CRM está pronta para apoiar sua empresa nessa jornada: estruturando dados, treinando a equipe, configurando o CRM para que o cálculo do CAC se torne parte da rotina, e uma fonte constante de insights. Quer dar esse próximo passo? Entre em contato conosco e conheça nossos cases e soluções personalizadas!
Perguntas frequentes sobre CAC e CRM
O que é Custo de Aquisição de Clientes?
O Custo de Aquisição de Clientes (CAC) é o valor médio investido para conquistar cada novo cliente. Esse cálculo considera tudo que a empresa gasta em marketing, vendas, tecnologia e outras ações diretamente ligadas à atração e fechamento de novos negócios.
Como calcular o CAC usando o CRM?
Para calcular o CAC com apoio do CRM, você precisa somar todos os custos de aquisição (anúncios, salários, softwares, cursos, etc) no período analisado e dividir pelo número de novos clientes fechados, conforme os registros do CRM. O próprio sistema pode organizar dados de origem dos leads, canais e funil, facilitando o cálculo e tornando-o confiável.
Vale a pena calcular o CAC no CRM?
Sim, vale muito a pena! O CRM centraliza todas as informações de leads e clientes, permitindo identificar gargalos, comparar canais de aquisição, criar alertas automáticos de variações e orientar decisões sobre onde investir para trazer resultados melhores, além de evitar desperdícios.
Quais dados preciso no CRM para calcular?
Você precisa garantir que o CRM registre corretamente: número de clientes fechados em cada período, origem/fonte dos leads, valores investidos em campanhas, e informações sobre o tempo e esforço de cada vendedor. Além disso, é essencial manter atualizados campos obrigatórios sobre canal, estágio do funil e responsável por cada negócio.
Como reduzir o CAC com o CRM?
Monitorando de perto os dados, segmentando campanhas, ajustando discursos de vendas e otimizando o acompanhamento de leads. Com o CRM, fica mais simples identificar canais menos eficientes, revisar processos e focar esforços no que realmente traz retorno, reduzindo gastos desnecessários e aumentando a capacidade do time comercial.
